Collaboration et gestion de projets bénévoles dans une OBNL avec des logiciels libres

Introduction

• François Pelletier
• Spécialiste en gestion de données, cybersécurité et logiciels libres
• Étudiant en génie civil
• Bénévole et militant de l'informatique libre depuis plus de 10 ans (FACiL, LinuQ, Linux-Meetup, Drave)
• Utilisateur de GNU/Linux depuis plus de 15 ans

Public visé

Cet atelier s'adresse aux étudiants en science de l'information et de la documentation, qui travailleront un jour avec des OBNL, des bibliothèques, des centres d'archives ou des équipes de recherche. Les logiciels libres présentés ici sont omniprésents dans ces milieux : connaître leurs usages concrets, leur rapport qualité-coût et leurs considérations d'adoption vous préparera à conseiller et à accompagner des organisations qui migrent ou qui opèrent ces outils. Beaucoup de ces plateformes documentent, classent, partagent et archivent — c'est-à-dire des activités au cœur de votre future profession.

FACiL

• OBNL dont le mandat est de promouvoir l'adoption, l'usage et la démocratisation de l'informatique libre.

• Site de FACiL

GRPM

• Groupe de recherche en physique médicale de l'Université Laval. Là où je travaillais. On utilise certains des outils que je vais présenter dans la plateforme Valeria de l'Université Laval

• Site du GRPM
• Centre de données Valeria de l'Université Laval

Je valide ça, service-conseil

Mon entreprise de consultation. Mon expertise est au niveau de la gestion des données.

• Gestion des données d'entreprise
• Sécurité et vie privée
• Installation et personnalisation d'outils de collaboration
• Extraction de données et entreposage

Site de Je valide ça, service-conseil

Ma présentation d'aujourd'hui

• Logiciels que nous utilisons dans des OBNL et milieux de recherche
  • pour collaborer
  • pour gérer nos membres, les adhésions et les communications
  • pour garder une trace de nos activités
  • pour archiver nos fichiers

Ma présentation va porter sur ces 4 axes en détail, sous l'angle de la gestion de l'information documentaire : comment ces outils permettent de créer, classer, partager et archiver l'information d'une organisation. Tous les logiciels présentés sont des exemples et vous pouvez aussi les utiliser, soit directement sur ces instances, sur d'autres serveurs ou avec des conteneurs de type Docker sur votre ordinateur personnel.

Collaborer

Cryptpad

Pour créer des documents en mode collaboratif, nous utilisons une instance du logiciel CryptPad.

• CryptPad chez FACiL (Ébauche FACiLe)
• service CryptPad de Je valide ça, service-conseil

C'est une alternative libre et chiffrée aux suites collaboratives privatives comme Google Docs et Microsoft 365, avec l'avantage que les données restent sous votre contrôle et que le chiffrement se fait directement dans le navigateur.

Ce logiciel permet de créer en mode collaboratif :

• des documents texte,
• des tableurs
• des projets Kanban
• des formulaires
• des tableaux blancs
• des présentations

PrivateBin

Outil pour partager des contenus et des fichiers temporaires. Pratique pour partager des pièces d'identité, des coordonnées bancaires, ...

• Toutes les instances de PrivateBin

Jitsi Meet

• Pour la vidéoconférence, nous utilisons une instance de Jitsi Meet nommée Conférence Facile.
• C'est un logiciel libre similaire à ce qu'offre Teams ou Zoom en mode navigateur ou application mobile.
• Mon expérience : la qualité de l'expérience est excellente jusqu'à 30-40 participants. C'est ce qui ressemble le plus à Zoom, mais sans avoir besoin de créer un compte pour rejoindre une réunion.

Remplace : Zoom, BigBlueButton, Google Meet

Avantage : solution libre et ouverte, pas de compte nécessaire pour les participants, compatible navigateur et mobile.

Inconvénient : la qualité vidéo dépend fortement de l'infrastructure serveur; les fonctions avancées (transcription, enregistrement centralisé) sont limitées par rapport aux solutions commerciales.

À considérer : si vous auto-hébergez, prévoyez le dimensionnement du serveur et la configuration réseau dès le départ.

Lien du service Conférence Facile

GitLab: Code Facile

• Pour le développement de toutes nos plateformes logicielles, nous utilisons une instance de GitLab, un logiciel libre de gestion de code source.

• Ce logiciel permet de:
  • gérer les versions de code source
  • rapporter les bogues
  • attribuer des tâches aux collaborateurs
  • synchroniser nos développements avec les équipes qui créent les logiciels
• L'intégration continue (CI/CD) est incluse dans la plateforme, ce qui permet d'automatiser les tests et les déploiements.

Remplace : GitHub, Bitbucket

Avantage : déploiement auto-hébergé possible avec CI/CD intégrée — vos développements restent chez vous.

Inconvénient : l'auto-hébergement demande de la maintenance et des ressources serveur; la syntaxe CI/CD diffère de GitHub Actions.

FramaDate: Dates Faciles

• Instance du logiciel libre FramaDate, qui permet de planifier des rendez-vous avec les heures les plus populaires.

Gestion des membres et communications

• Pour gérer nos membres chez FACiL, nous utilisons CiviCRM, qui est un gestionnaire de relations client spécialisé pour les OBNL. Il est basé sur le système de gestion de contenu Drupal.

Nous pouvons gérer les adhésions des membres

Nous pouvons aussi communiquer via des campagnes de courriels

Nous avons aussi notre site web sur cette plateforme qui est basée sur le moteur Drupal

• Site web de FACiL

Communiquer avec la communauté

Discourse: Forums du libre du Québec

• Forums du libre du Québec est un forum public pour tous les francophones. C'est aussi là que nous avons nos discussions privées pour le CA dans des sous-sections.
• C'est basé sur le logiciel de forums libre Discourse.
• Ce logiciel est aussi souvent utilisé pour les forums d'aide pour des logiciels.

• Forums du libre du Québec

Agenda du libre du Québec (logiciel maison développé en France)

• L'Agenda du libre du Québec

Mastodon: Jasette Facile

C'est une instance du logiciel libre de réseau social Mastodon. Ce logiciel est maintenant interconnecté avec Threads de Meta.

• Site de Jasette Facile

Mattermost: alternative libre à Slack

• Mattermost est un logiciel libre de clavardage similaire à Slack.
• Framateam est une instance publique gérée par Framasoft, une association française.
• J'anime aussi une communauté de gestion de données de santé qui utilise Mattermost.
• Mon expérience : l'interface est presque identique à Slack, mais avec le contrôle des données, ce qui est important pour faire des archives et contrôler la confidentialité — un enjeu majeur pour les OBNL qui gèrent des renseignements personnels ou des informations sensibles, et pour les documentationnistes qui doivent conserver des traces de leurs activités.

Remplace : Slack, Rocket.Chat, Microsoft Teams

Avantage : hébergement local possible, API ouverte et contrôle complet des données.

Inconvénient : moins d'intégrations tierces clés que Slack ou Teams.

À considérer : la migration des historiques depuis Slack est possible; prévoyez la gestion des comptes et la modération.

MediaWiki: Garder une trace de nos activités

Pour garder une trace de toutes nos activités et de nos procès verbaux de rencontres, nous utilisons un Wiki de type MédiaWiki. Pour un documentationniste, c'est un exemple concret de plateforme de gestion du contenu institutionnel : la structure en pages et catégories, la versionnage intégré et les références croisées remplacent souvent des dizaines de documents Word éparpillés.

• wiki de FACIL

Nous avons aussi une section de revue de presse et des pages sur différents groupes partenaires.

• Revue de presse
• Site de MediaWiki

Nextcloud: Archiver nos fichiers

Pour archiver nos fichiers, nous utilisons Nextcloud, un logiciel libre qui offre une plateforme de collaboration assez complète basée sur des fichiers et une base de données.

Nextcloud permet:

• Le partage de fichiers
• La création de cercles de collaboration
• La gestion des tâches
• La gestion des contacts et des calendriers

Nous offrons aussi de l'espace de stockage à nos membres.

C'est une bonne alternative auto-hébergée à SharePoint et OneDrive, avec le chiffrement et de nombreuses extensions (collaboration, agenda, Talk) disponibles.

Remplace : OneDrive / SharePoint, Google Drive, Dropbox

Avantage : hébergement local possible, chiffrement et nombreuses extensions.

Inconvénient : la maintenance et l'administration du serveur, ainsi que la gestion du stockage.

À considérer : un plan de migration des fichiers, des quotas, des sauvegardes et de l'authentification si vous auto-hébergez.

• Site de Nextcloud

Et en contexte de recherche?

Les OBNL collaborent souvent avec des équipes de recherche et des milieux universitaires — et pour les documentationnistes, c'est souvent là que se trouvent les débouchés : bibliothèques de recherche, gestion de données de recherche, publications savantes. Pour ces contextes, je présente également dans un autre atelier des outils libres qui complètent bien les outils de collaboration présentés ici :

• Overleaf — rédaction collaborative d'articles scientifiques en LaTeX; la fluidité de Google Docs avec la puissance de la syntaxe LaTeX

• Zotero — gestionnaire de références bibliographiques libres, un outil incontournable de la documentation scientifique : extension de navigateur pour extraire automatiquement les métadonnées et télécharger les articles en un clic. Remplace Mendeley, EndNote et RefWorks

• Zenodo — dépôt de données de recherche avec attribution de DOI automatique, parfait pour archiver et citer les artefacts de recherche

• Doccano — annotation de texte pour créer des jeux de données, qui accélère l'étiquetage manuel avant d'entraîner un algorithme

Pour le détail de ces outils (expérience, concurrents, avantages et inconvénients, considérations d'adoption), ils sont couverts en détail dans un atelier séparé.